Du gjør det meste enklere for deg selv dersom du har gode rutiner på å føre regnskap så tidlig som mulig.
På denne måten har du god oversikt over bedriften din og sparer deg for tid senere, fordi du kanskje må bruke lenger tid på sjekke hva bilagene dine gjaldt og lete frem dokumentasjon.
Men hva er viktig å huske når du fører selv?
Hvor føres det?
Har du et regnskapsprogram kan du holde oversikten her, ved å føre bilag inn i regnskapet samtidig som du registrerer kjøp og salg (fakturaer) i bedriften din. Har du alt på ett sted i et slikt program, får du automatisk flere funksjoner som hjelper deg å holde oversikt på hvordan det går i bedriften, ved grafer og lignende – som blant annet automatisk regner balansen i foretaket.
I eAccounting kan du sammenligne måneder, og sette deg mål ved å motiveres av gradvise resultater her. Du vil alltid være oppdatert og slippe å lure på om du har mer utgifter enn inntekter, for eksempel.
Noen bruker også kun faktureringsprogram til å sende fakturaer og registrere bilag digitalt, og fører regnskapet et annet sted, f.eks via Excel, Google Sheets eller lignende. Det er også helt lov med ENK, selv om det kanskje er lettere å miste oversikten og du ikke får de automatiske utregningene. Har du et AS, er du pliktig å ha et regnskapssystem.
Fører du i slike programmer kan du for eksempel ha et regnestykke i bunnen som du oppdaterer med nyeste utgift / inntekt slik at du ser balansen etter hver gang du er inne.
Les også: Regnskap og årsoppgjør til 1000 kr i året.
Må jeg føre regnskap?
Alle med ENK som omsetter for mer enn 50 000 kroner har det som kalles bokføringsplikt, som vil si å føre regnskap etter bokføringsloven. Tjener du under dette, er du ikke pliktig til å føre regnskap, men skal likevel dokumentere salg og utgifter med bilag og faktura. Du skal også sende inn skattemelding og næringsoppgave hvert år.
Alle aksjeselskaper er regnskapspliktige, og hvert år skal skattemelding og næringsoppgave 2 leveres på vegne av bedriften.
Regnskapsfører eller ikke?
Har du null kjennskap til regelverket fra før, kan et råd være å ha med en regnskapsfører i startfasen slik at du kan spørre om alt du lurer på, og tilegner deg gode vaner.
Etter hvert kan du prøve deg alene hvis du føler deg trygg på det.
Unngå: Blande med privat økonomi
Et av de viktigste rådene fra regnskapsfører Jørn Karlsen hos Visma eAccounting, er å ikke blande foretakets økonomi med din private økonomi.
Dette er en felle som er lett å falle i dersom man ikke er bestemt på det fra start, og det er her det kan bli krøll for mange. Når du skal rydde opp i dette senere kan det ta mye tid. Og tid er penger, er det ikke sånn?
Oppretter du en egen konto for bedriften din, hjelper dette mye. Dersom du likevel opplever å ha fått betalt eller lagt ut via din private konto, noter dette i regnskapet med én gang.
Få oversikt over alle skattefradrag og avskrivninger:
Har du AS? Disse skattefradragene bør du vite om
Har du ENK? Disse skattefradragene bør du vite om
Bilag
Det mest brukte bilaget er kanskje kvitteringer, men dette begrepet gjelder også faktura ut (salg) fakturaer inn (kjøp), kasseoppgjør, bankbilag, og annet som dokumenterer inn- og utgifter.
Bilag var tidligere selve skrekken for mange næringsdrivende, og ble ofte oppbevart i flere poser, bokser og konvolutter. I dag kan du enkelt registrere bilag via regnskapsprogram, som hos eAccounting hvor mobilappen «Scanner» gjør at du på få sekunder har lagret kvitteringen her.
Deretter kan du enkelt overføre dette til regnskapsprogrammet, og vipps er regnskapet ditt oppdatert – helt uten poser med kvitteringer i skuffene.
Noen trives likevel med å oppbevare bilag fysisk, og her finnes det flere måter å systematisere bilagene. Noe av det mest oversiktlige vil være en perm med tydelige skiller, slik at det er enklere å skille ulike bilagstyper.
Husk at dokumentasjon som handler om årsregnskap, balanse og liknende skal oppbevares i fem år. Dokumentasjon som gjelder utgående pakksedler, vareforsendelser eller prisoversikter må oppbevares i 3,5 år.
TIPS! Noe som kan motivere er å tenke på at alle bilag er verdi for deg! En faktura på nytt kontorutstyr eller kvitteringen på møtet fra kafeen – alt som er knyttet foretaket ditt vil være med å redusere skattegrunnlaget, når det er tid for dette.
Hva hvis jeg gjør feil?
Å rette opp feil i bilag er ikke komplisert, og at feil skjer i regnskapet ditt er helt naturlig. Alle bilag skal være nummeret i rekkefølge, og da må det ikke være hull i denne serien. Du nullstiller i stedet bilaget og oppretter et nytt og motsatt.
Kontoplan – hva er det?
Når du leser om kontoer i regnskap, vil det si ulike kontoer i forskjellige kategorier, for eksempel salg eller varekjøp. Kontoplanen deler opp regnskapet ditt og organiserer inntekter og kostnader som gir oversikt over den økonomiske situasjonen. Dette er for både deg selv og andre som trenger innsyn.
Hvordan deles kontoplanen inn?
Hver konto i kontoplanen har et unikt navn og et firesifret nummer. Navnet beskriver hva som skal føres på kontoen mens nummeret gir en oversikt på hvilken type konto dette er.
Når du avslutter regnskapet blir årsresultatet overført til balansen. Ved overskudd i resultatet vil egenkapitalen øke, og ved underskudd vil den gå ned.
De 8 kontoklassene:
1. Eiendeler
2. Egenkapital og gjeld
3. Salgs og driftsinntekter
4. Varekostnader
5. Lønnskostnader
6. og 7. Andre driftskostnader
8. Finansinntekter og finanskostnader
Føres to steder: Debet og kredit
Når du legger inn bilaget i et regnskapsprogram skal hvert enkelt bilag føres opp mot to ulike kontoer, som kalles postering.
Eksempel på dette er hvis en kunde skylder 10 000 kr, som man debiterer på kundekonto i regnskapet. Man skal så også motpostere beløpet, og krediterer salgsinntekter med 8000 kr, og eventuell momskonto med 2000 kr.
Kort fortalt handler dette om at bilag skal gå i null, og dermed må det alltid føres mot debet-post og kredit-post.
Betaling fra kunde
En av de motiverende delene for de fleste er når man kan hente inn betaling fra kunde. Det finnes flere valg her, og ulike krav knyttet til dokumentasjon av salget, dersom du vil selge kontant eller via faktura.
Finn ut tidlig i prosessen med foretaket ditt hva behovene er, så du får en god rutine på hvordan du skal få inn betalingen.
Fakturaen må inneholde:
– dato for salg og dato for når fakturaen forfaller til betaling
– navn og adresse på kjøper og deg som selger
– organisasjonsnummer (etterfulgt av MVA dersom du er registrert i merverdiavgiftsregisteret og i foretaksregisteret)
– hva som er solgt, i tillegg til tidspunkt og sted for levering av vare eller tjeneste
– pris, spesifisert merverdiavgift og totalsum inkludert merverdiavgift
Viktig! Sender du ut en feil faktura skal denne ikke kastes, men du skal kreditere den og merke den som ugyldig, og oppbevare den sammen med kopi på den som blir riktig.
Årsoppgjør og skattemelding
På slutten av et regnskapsår skal du avslutte regnskapet ditt slik at du kan begynne på et nytt og spennende år med foretaket.
For både enkeltmannsforetak og aksjeselskap er fristen 31. mai, og alle andre frister kan du finne en enkel oversikt over her.
Overveldende? Vi hjelper deg på vei med årsoppgjøret og hva som skal gjøres før levering:
Slik gjør du årsoppgjør med AS
Slik gjør du årsoppgjør med ENK
Lykke til!
Skrevet av Silje Reistad.
