Regnskap for nybegynnere

Innhold

• Full kontroll
• Budsjett
• Fakturering
• Regnskap og bokføring
• Selve bokføringen
• Merverdiavgift
• Bokføringsordliste

Full kontroll

Skattemyndighetene stiller strenge krav til bokføringen i en bedrift, enten den er liten eller stor. Regnskapet og bokføringen er grunnlaget som viser den økonomiske statusen i bedriften din. Mange velger å engasjere en autorisert regnskapsfører for å gjøre jobben, men det er også fullt mulig å gjøre jobben selv. Hovedpoenget er at du til enhver tid har full kontroll med hva som går inn og ut av penger i foretaket ditt. Det er fire hovedmåter du kan gjøre dette med bokføring på:

• Bruke en autorisert regnskapsfører til alt
• Fakturere selv, og bruke autorisert regnskapsfører til resten
• Bruke et regnskapsprogram og eventuelt engasjere en autorisert regnskapsfører til gjennomgang og kontroll rundt årsoppgjøret
• Bruke et regnskapsprogram og gjøre hele bokføringsjobben selv.

Hvis du liker å ha full kontroll selv, og synes det er interessant å arbeide med bilag og tall, er den siste varianten overkommelig i dag. Gode økonomiløsninger har gjort dette mulig, uten at du trenger utdanning som regnskapsfører.

Full kontroll

Har du ikke fagkompetanse innenfor regnskap og skatt vil det allikevel være fornuftig å ha kontakt med en regnskapsfører eller revisor som kan veilede deg ved behov og bistå deg i utarbeidelse av skattemelding og årsregnskap. I denne guiden får du et lite innblikk hva det vil si å føre regnskap, og hva som ligger til grunn for det.

Budsjett

Å bruke noen timer på budsjettarbeid gir deg blant annet følgende innsikt:

• Du får et bilde av forventet økonomisk utvikling i virksomheten din
• Du får muligheten til å tenke gjennom hva du driver med
• Du får klargjort hva som kreves av omsetningsøkning, kostnadskutt eller en kombinasjon av disse.

Kort sagt: Du får en pekepinn på om forretningsideen din holder.

Finn retningen

I budsjettene simulerer du inntekter og utgifter i den kommende perioden, som oftest neste kalenderår. Her får du en pekepinn på om du kommer til å tjene penger eller ikke. Og det beste er at det blir mye mer interessant å drive virksomhet med litt budsjettarbeid i bunnen. Her setter du opp forventede inntekter og kostnader. Kommer du til å gå med overskudd eller underskudd? Her er det viktig å få et mest mulig presist bilde av perioden.

Tips: Bruk et regneark og sett opp minst 3 alternative budsjetter i kolonner.

1. Best mulig resultat budsjett (ønske budsjett)
2. Budsjett hvor inntekter og kostnader balanser (0 i overskudd/underskudd)
3. Realistisk budsjett hvor inntekter og kostnader er det du kan forvente å få til

Dette er tall som i ettertid vil være en god rettesnor sammenlignet med regnskapstallene du oppnår.

NB! Ikke gå i den typiske fella å undervurdere kostnadene og overvurdere inntektene i de realistiske budsjettallene.

Noen budsjettbegreper

• Variable kostnader er kostnader som varierer med mengden av tjenester du produserer og selger (f.eks. varekjøp, telefon)
• Faste kostnadene er kostnader du pådrar deg enten du selger lite eller mye. (f.eks. husleie)
• Kontantstrøm er netto sum av inn- og utbetalinger.

Tips til selvstendig næringsdrivende/ enkeltpersonforetak: Bruk næringsoppgaven for siste år som underlag når du arbeider med resultatbudsjettet for neste periode/år. 

Fakturering

Å ha gode rutiner for fakturering er for mange foretak helt grunnleggende for å få lønnsomhet i virksomheten. Både innhold og form er viktig når du skal lage en faktura.

Formkravene til en faktura/salgsdokument

Fakturaen/salgsdokumentet skal minst inneholde:

1. Nummer og dato for salget
2. Selgerens navn og organisasjonsnummer
3. Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
4. Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
5. En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
6. Tidspunkt og sted for levering av varen eller tjenesten
7. Pris med MVA spesifisert i norske kroner
8. Total pris
9. Betalingsfrist
10. Ordet Foretaksregisteret, hvis du har AS eller NUF. Må skrives på norsk også dersom du fakturerer til utlandet, eventuelt med engelsk oversettelse i parentes. Ingen krav til hvor på dokumentet du plasserer ordet
11. For NUF og AS: Hovedkontorets adresse må framgå av salgsdokumentet, og hvis selskapet er under utvikling må dette også opplyses

Tidspunkter for fakturering

Du skal som hovedregel sende faktura for en vare eller tjeneste snarest mulig og senest en måned etter levering. Noen unntak fra hovedregelen finnes, bla.

• leveranser som faktureres månedlig, kan faktureres innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden
• for tjenester som leveres løpende skal salgsdokument utstedes og eventuell avgiftsberegning foretas senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftstermin
• tjenester som leveres basert på måling av faktisk forbruk kan faktureres for lengre perioder, inntil 1 år.

I enkelte tilfelle er det anledning til å forskuddsfakturere en leveranse. Dette kan gjelde for persontransport, servering, abonnementer, leier og liknende hvor fakturering kan skje opptil ett år i forkant før levering. Det samme gjelder for adgang til museer, fornøyelsesparker, idrettsarrangementer og liknende. Salgsdokumentet skal da hvis mulig utstedes innenfor det kalenderår hvor levering finner sted.

Nummerering og datering

Salgsdokumentet skal være forhåndsnummerert ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eventuelt forhåndsnummerert på trykte blanketter. Fakturaer som nummereres i et Word dokument er ikke forhåndsnummerert og ikke gyldig som faktura. Salgsdokumenter som utstedes innen de femten første virkedager i måneden, kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato, forutsatt at varen eller tjenesten er levert på dette tidspunktet. Ved utleie av fast eiendom hvor det utstedes salgsdokumenter på papir for flere perioder på samme tidspunkt, kan dokumentasjonsdato settes lik forfallsdato.

Presis og tilstrekkelig informasjon

Ifølge Skatteetaten er manglende spesifikasjoner av hvilken tjeneste/ produkt som er levert en typisk mangel på salgsdokumentene (faktura/ regning). Eksempel: ”Arbeid utført ifølge avtale” er etter skattemyndighetenes tolkning en typisk variant av upresis angivelse av ytelsens art og omfang. I tillegg opplever skattemyndighetene ofte at eventuell underliggende dokumentasjon mangler. Det er et generelt og viktig prinsipp at du sørger for tilstrekkelig dokumentasjon av kjøp og salg. At bilagene er av god nok kvalitet er viktig for kontroll av ”fullstendighet i inntekter”, som Skatteetaten uttrykker det.

Andre eksempler på dårlig bilagskvalitet

• Angivelse av partene: Kjøper er ikke identifisert. Dette har betydning for å avgjøre fradragsretten
• Organisasjonsnummer: Dette mangler, eller mva bak organisasjonsnummeret mangler.

NB! Skatteetaten opplever under sine kontroller også at det beregnes merverdiavgift uten at foretaket er registrert i merverdiavgiftsregisteret.

Vær også klar over at slurv med bokføringsreglene kan føre til oppgjør i rettssystemet. Strafferammen for mangelfull etterlevelse av bokføringsreglene er økt fra tre til seks år, og kan økes til ni år ved gjentakelse. De strenge reaksjonene bunner ifølge skattemyndighetene i at brudd på bokføringsbestemmelsene kan skjule økonomisk kriminalitet.

Kreditnota

Av og til kan det skje at du skriver feil på en faktura og vil sende en ny faktura. Det kan være at du oppdager at du har skrevet feil pris eller at du har glemt en tjeneste/vare som skulle være med. Eller det kan være andre årsaker til at du vil sende en ny faktura.

NB! Du har ikke lov til å endre på en allerede utsendt faktura, og du har heller ikke lov til å slette den.

Fakturaen må inn i regnskapet ditt med sitt tildelte nummer. Så da er det tid for å lage en kreditnota. En kreditnota er en motsatt faktura, som viser at du skylder kunden penger. Du har altså sendt en faktura først, som gjør at kunden skylder deg penger, og så sender du kreditnotaen for å reversere dette. Eller nulle ut, om du vil. Vanligvis vil ikke dette ha noen praktisk betydning for kunden, hvis han/ hun ennå ikke har betalt den opprinnelige fakturaen.

NB! Fakturatjenesten du benytter tar seg vanligvis av formalitetene, men husk at kreditnotaen i størst mulig grad skal inneholde de samme opplysningene som den opprinnelige fakturaen.

Når du lager en kreditnota, får den sitt eget nummer i fakturaserien, og bokføres i ditt regnskap på vanlig måte. Deretter kan du sende ut den nye fakturaen, som også får sitt eget fakturanummer. Det er denne fakturaen kunden betaler.

Regnskap og bokføring

Det er du (eller ditt AS, hvis du driver det) som er ansvarlig for regnskapet, uansett om du velger å føre regnskapet selv, eller får en autorisert regnskapsfører til å gjøre det. Regnskapet er det fremste styringsredskapet i virksomheten din. Det viser deg om inntekter og kostnader er slik du har forventet i budsjettene dine. Dermed gir det deg grunnlaget for valg:

• Satse på nye områder
• Gjøre mer salgsarbeid
• Utvikle eksisterende produkter
• Ta den tunge avgjørelsen å legge ned virksomheten og finne på noe annet.

Resultatregnskapet og balansen

Det er resultatregnskapet og balansen som er hovedrapportene i et regnskap. Resultatregnskapet viser resultatet av aktiviteten i en periode:

• Inntektene
• Kostnadene
• Overskudd eller underskudd. Balansen viser:
• Hvilke økonomiske ressurser ditt foretak har på et gitt tidspunkt
• Hvordan ressursene er finansiert. Eiendelene kan være finansiert med egenkapital eller gjeld, og summen av eiendelene skal alltid være like stor som summen av egenkapital og gjeld (jf. begrepet balanse).

Selve bokføringen

God bilagshåndtering

Ryddig og systematisk behandling av bilagene i regnskapet er et must enten du selv skal stå for bokføringen eller lar en autorisert regnskapsfører ta seg av regnskapet. Bruker du penger på noe i virksomheten må du sørge for å ta vare på bilaget. De er “verdipapirer“, grunnlaget for selve bokføringen.

Tips til god bilagsbehandling

• Gjør store samleinnkjøp hvis mulig. Dette reduserer antall bilag, og luker ut småbeløpene som gjør regnskapsføringen unødvendig tidkrevende og kostbar
• Send bilagene dine direkte til regnskapsprogrammet med en gang. Eventuelt legg de på et lurt sted.
• Lag bilag også hvis du setter inn eller tar penger ut i et enkeltpersonforetak. Du har stor frihet til å flytte på pengene når du driver ENK, men det kan også skape unødvendig forvirring for regnskapsføreren (enten det er deg selv eller andre)
• Legger du ut penger på vegne av selskapet skal dette fremkomme tydelig ved en signert utleggsoversikt (i AS)
• Ved utgifter til reise/diett/losji må det påføres på bilaget anledning/ formål med reisen etc. eller legges ved et reiseoppgjørsskjema
• Er det uklart hva en eiendel skal brukes til i virksomheten kan det med fordel skrives noen ord om dette på bilaget
• Private bilag hører ikke hjemme i regnskapet

På tide å bokføre

Når du bokfører skal den økonomiske transaksjonen alltid registreres på minst to kontoer. Det er dette som kalles det dobbelte bokholderis prinsipp. Prinsippet ligger til grunn for all bokføring. For at regnskapet skal være i balanse, må bilagene/transaksjonene alltid føres med like store beløp til debet og kredit. God regnskapsskikk forutsetter at man skal holde regnskapet ajour, og bokføre alle bilag i riktig periode. For fakturaer er det fakturadatoen som bestemmer hvilke periode fakturaen skal føres i uavhengig av når fakturaen betales. Dette er et prinsipp som ikke kan fravikes. For kredittsalg og kredittkjøp skal alle transaksjoner føres via en kunde eller leverandørreskontro. Regnskapsprogrammet ditt sørger for at disse transaksjonene kommer på riktig hovedbokskonto, men du må påse at riktig kunde- og leverandørnummer blir benyttet på disse transaksjonene. Hver transaksjon vil øke eller redusere en eiendel, egenkapital eller gjeldspost. Standard kontoplan NS4102 er et godt utgangspunkt og benyttes i de fleste regnskapssystem, så her avgjør du om dette fyller dine krav til spesifisering av konto i regnskapet ditt.

NB! Du kan opprette flere kontoer, eller slette kontoer du ikke vil bruke. Alle bilag skal føres både debet og kredit, og de skal balansere.

Eksempel: Betaler du husleie, så føres dette på følgende måte: Kredit 1930 Bank Kr. 5.000,- Debet 6300 Husleie Kr. 5.000,-

TIPS! Her kan du se bokføringseksempler.

Rette feil

Det er krav til sporbarhet i regnskapet. Eventuelle feilføringer kan ikke slettes, men reverseres slik at de går i null. Etterpå bokfører du bilaget på nytt på riktig måte.

Avstemming

Avstemming av regnskapet er like viktig som selve bokføringen. Dette skal gjøres kontinuerlig, men avhenger av hvor mange bilag du har og om du er momspliktig.

• Bank avstemmes for hver periode mot bankens kontoutdrag
• Moms bør avstemmes annenhver måned ved momsoppgjør, og da avstemmes alle salgskontoer, og mva-kontoer opp mot mva-oppgaven
  NB! Ved årlig momsoppgjør gjelder andre krav
• Andre aktuelle kontoer bør avstemmes regelmessig i løpet av året
• Totalavstemming og dokumentasjon av balansen per 31.12.xx. er pliktig og skal oppbevares som en del av regnskapsmaterialet.

Rapporter

De fleste firmaer tar ut resultat- og balanserapporter hver måned for å se om de har tjent eller tapt penger i perioden og hittil i år. I tillegg er det andre rapporter f.eks. kontospesifiserte rapporter for hovedbok, kunder og leverandører som er pliktige rapporter som må utarbeides og oppbevares etter myndighetens krav. Regnskapsprogrammet ditt genererer disse rapportene.

Regnskapsavslutning

For selskap som er momspliktig er det viktig å gjøre en regnskapsavslutning ved innsendelse av hver momstermin. Det vil si at du enkelt lukker perioden, slik at det ikke lenger er mulig å føre bilag med moms i perioden du har sendt inn til myndighetene. Dermed unngår du differanse og innsending av endringsoppgaver

Rapportering til det offentlige

All rapportering til det offentlige skjer via Altinn og Skatteetaten. Omsetningsoppgaven for merverdiavgift (mva-melding) blir generert i ditt regnskapsprogram. Meldingen skal leveres den 10. annenhver måned: februar, april, juni, august, oktober og desember. Frist for 3. termin er 31.08. På grunn av ferieavvikling har myndighetene vært “snille“ her.

NB! Hvis du har årlig momsoppgjør er rapporteringsfristen 10. mars året etter regnskapsåret. A-meldingen for skattetrekk og arbeidsgiveravgift skal rapporteres den 5. i hver måned for forrige måneds lønn og personal. Ligningspapirer, skattemelding og næringsoppgave skal rapporteres til myndighetene innen 31. mai året etter regnskapsåret. Årsoppgjør for alle aksjeselskaper skal sendes Regnskapsregisteret innen 31.07 året etter regnskapsåret. De aller fleste rapporter til det offentlige kan sendes direkte til myndighetene via Altinn og Skatteetaten direkte fra regnskapsprogrammet ditt.

Merverdiavgift

Merverdiavgift (mva), populært kalt moms, er en avgift som skal beregnes ved omsetning, uttak og innførsel av varer og tjenester. Det er altså en omsetningsavgift på endelig forbruk av varer og tjenester. Det skal beregnes og betales mva av all innenlandsk omsetning av varer og tjenester. De aller fleste varer og tjenester kommer inn under merverdiavgiftsreglene, men det er noen unntak. Unntakene deles i 2 kategorier:

• Tjenester som er unntatt fra loven: f.eks. helsetjenester, undervisning, kunstnerisk fremføring mm. Ligger du innenfor denne kategorien skal du ikke legge mva på det du selger og du får heller ikke fradrag for mva på dine kostnader (men du får skattemessig fradrag for hele kostnaden inkl. mva)
• Fritatt for mva (nullsats): Du skal ikke legge mva på varene du selger men du får fradrag for inng. mva på mva-pliktige kostnader i regnskapet. Eksempel på slik omsetning er bøker i siste omsetningsledd, aviser og brukte biler.

NB! Selv om du selger noe som i utgangspunktet er momspliktig, kan du ikke legge mva på salgsprisen før foretaket ditt er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.

Merverdiavgift

Din mva-pliktige omsetning må passere 50.000 kroner i løpet av en tolvmånedersperiode for at du skal slippe inn i avgiftssystemet. Glem kalenderår i denne sammenhengen!

Litt om satsene

Merverdiavgiften er delt inn i 3 kategorier som pr. 01.01.23 har følgende satser:

• 25% – for de fleste varer eller tjenester
• 15% – for mat og drikke
• 12% – for persontransport, kinobilletter og utleie av rom

Det skal som hovedregel beregnes moms på alle ledd i omsetningskjeden. Altså: Alle produksjons- og salgsleddene skal betale avgift av salget/ verdien minus den avgiften de selv betalte for varen (inngående avgift). I praksis betaler altså hver enkelt avgift av den merverdien som oppstår ved hans eget ledd i kjeden.

Når må du registreres i merverdiavgiftsregisteret?

Ligger ditt foretak på nippet til å bli momspliktig? Plikten og retten til registrering skjer i den mva-perioden du har oversteget grensen på 50.000 kroner (innenfor en 12 månedsperiode). Registrering skjer via Skatteetatens nettsider. Dokumentasjon av omsetningen må vedlegges registreringsmeldingen. Merk deg også at:

• Virksomhetens bankkontonummer må oppgis for å få sendt meldinga
• Virksomhetens telefonnummer skal oppgis. Dette vil bli brukt i forbindelse med arbeidet med manglende oppgave. For fremtidig SMS-varsling ved forfall anbefaler Skatteetaten at mobilnummer blir oppgitt.

NB! Du kan søke om forhåndsregistrering hvis merverdiavgiftspliktig omsetning vil overstige beløpsgrensen senest innen tre uker etter tidspunktet da mva-pliktig omsetning ble igangsatt og det er foretatt betydelige anskaffelser.

Bokføringsordliste

AVSKRIVNING/AKTIVERING

Varige driftsmidler som koster over 15.000 kroner skal som hovedregel aktiveres (føres som en eiendel) og avskrives/fradragsføres over flere år. Dette innebærer at du betaler i år 1, og fordeler kostnaden over år 1, 2 osv.

BALANSE

Viser hvilke ressurser bedriften har, og hvordan disse er finansiert.

EGENKAPITAL

Eiendeler i bedriften minus gjeld. I starten består eiendelene av kapitalen du setter inn i foretaket.

EIENDELER

De økonomiske ressursene som eies av bedriften (jf. balanse). Kan deles inn i omløpsmidler (blant annet utestående fordringer, kontanter og bankinnskudd) og anleggsmidler.

GJELD

Det som din bedrift skylder andre, f.eks. banken eller leverandører. Også ting som du har kjøpt og ennå ikke fått faktura på kommer inn her.

INNTEKTER

Som regel salgsinntekter (omsetning). Det bedriften får av inntekter ut fra salg av varer og/eller tjenester. Inntekter øker egenkapitalen.

KONTOPLAN

Systematisk oppstilling av alle kontoene i et regnskap. Kontoer gir informasjon om poster i regnskapet ditt.

KOSTNADER

I motsetning til inntekter, bidrar kostnader til å redusere egenkapitalen. Eksempel: Hvis du kjøper en vare eller tjeneste til bedriften (utgift), føres dette som en kostnad i regnskapet.

MERVERDIAVGIFT (MOMS)

Avgift som innkreves ved salg av varer og tjenester (se eget avsnitt).

PERIODISERING

Inntekter eller kostnader fordelt på riktig periode.

UTGIFTER

Når virksomheten kjøper varer og tjenester utløser dette en plikt til å betale. Dette er utgifter, som i regnskapet føres som kostnader i samme periode eller føres over flere perioder.

REGNSKAPSÅR

Følger vanligvis kalenderåret, men dette kan fravikes.

NB! Enkeltpersonforetak lignes sammen med innehaveren, og må alltid følge kalenderåret.