Slik får du orden på faktureringen | Blogg

Fakturaslurv kan for eksempel resultere i at du

låner ut penger gratis
oppfattes som useriøs
skaper irritasjon hos kunder som forventer at fakturaen kommer

Hovedregelen bør være at du sender ut fakturaen straks varen eller tjenesten er levert. Med nettbaserte fakturaprogram har du muligheten til å fakturere når og hvor som helst. Du trenger ikke å vente til du har kommet til kontoret. Et alternativ kan være at du har en fast dag hver uke hvor du sender alle fakturaer siden sist.

For noen år siden ble det for øvrig lovfestet at du som hovedregel skal sende faktura for levert vare eller tjeneste senest en måned etter levering.

I denne guiden ønsker vi å gi deg noen tips til hvordan du kan få orden på faktureringen og hva du bør tenke på i forhold til kravene, oppfølging av fakturaer og mer. Å ha gode rutiner for fakturering er for mange foretak helt grunnleggende for å få lønnsomhet i virksomheten. Det er innholdet, og ikke formen, som er viktig når du skal lage en faktura.

Kravene til faktura

Myndighetene stiller strenge krav til hva en faktura (eller andre salgsdokumenter) skal inneholde. Formen er for så vidt ikke så viktig, men du må ha alle elementene på plass.

NB! Hvis du bruker en faktureringstjeneste, tar den seg av det formelle, men sjekk uansett om kravene nedenfor er oppfylt.

Fakturaen/salgsdokumentet skal minst inneholde:

Nummer og dato for salget
Selgerens navn og organisasjonsnummer
Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
Tidspunkt og sted for levering av varen eller tjenesten
Pris med MVA spesifisert i norske kroner
Total pris
Betalingsfrist
Hvis du har AS eller NUF må du inkludere ordet Foretaksregister. Ordet må skrives på norsk også dersom du fakturerer til utlandet, eventuelt med engelsk oversettelse i parentes. Ingen krav til hvor på dokumentet du plasserer ordet
For NUF og AS: Hovedkontorets adresse må framgå av salgsdokumentet, og hvis selskapet er under utvikling må dette også opplyses

Du skal som hovedregel sende faktura for levert vare eller tjeneste senest en måned etter levering. Dette er først og fremst for at kostnader/ inntekter skal bli registrert på riktig periode (periodisering).

Ha god kvalitet på bilagene

Ifølge Skatteetaten er manglende spesifikasjoner av hvilken tjeneste/ produkt som er levert en typisk mangel på fakturaene fra norske bedrifter.

”Arbeid utført ifølge avtale” er et eksempel på en beskrivelse av ytelsens art og omfang som etter skattemyndighetenes tolkning er upresis.

I tillegg opplever skattemyndighetene ofte at eventuelle underbilag mangler.

Sørg for tilstrekkelig dokumentasjon av kjøp og salg. At bilagene er av god nok kvalitet er viktig for kontroll av ”fullstendighet i inntekter”, som skatteetaten uttrykker det.

Andre eksempler på dårlig bilagskvalitet:

Angivelse av partene: Kjøper er ikke identifisert. Dette har betydning for å avgjøre fradragsretten
Organisasjonsnummer: Dette mangler, eller MVA bak organisasjonsnummeret mangler

NB! Skatteetaten opplyser også at noen legger på merverdiavgift uten at foretaket er registrert i merverdiavgiftsregisteret. Dette er ikke tillatt, og skaper problemer for både deg og kunden.

Tilbakedatering er tillatt

Tidligere kunne du ikke tilbakedatere fakturaer. Fra 2014 er dette tillatt, innenfor visse grenser.

Nå kan du nemlig bruke siste dato i foregående måned på fakturaer som lages innen de 15 første virkedagene i måneden, hvis tjenesten eller varen ble levert innen utgangen av den forrige måneden.

Kreditnota når du skriver feil

Av og til kan det skje at du skriver feil på en faktura og vil sende en ny faktura.

Det kan være at du

oppdager at du har skrevet feil pris
at du har glemt en tjeneste/vare som skulle være med
eller det kan være andre årsaker til at du vil sende en ny faktura

NB! Du har ikke lov til å endre på en allerede utsendt faktura, og du har heller ikke lov til å slette den. Fakturaen må inn i regnskapet ditt med sitt tildelte nummer.

En kreditnota er en motsatt faktura, som viser at du skylder kunden penger. Du har altså sendt en faktura først, som gjør at kunden skylder deg penger, og så sender du kreditnotaen for å reversere dette. Eller nulle ut, om du vil. Vanligvis vil ikke dette ha noen praktisk betydning for kunden, hvis han/hun ennå ikke har betalt den opprinnelige fakturaen.

NB! Fakturatjenesten du benytter tar seg vanligvis av formalitetene, men husk at kreditnotaen i størst mulig grad skal inneholde de samme opplysningene som den opprinnelige fakturaen. Når du lager en kreditnota, får den sitt eget nummer i fakturaserien, og bokføres i ditt regnskap på vanlig måte.

Deretter kan du sende ut den nye fakturaen, som også får sitt eget fakturanummer. Det er denne fakturaen kunden betaler.

Slik følger du opp fakturaen

Sørg for at varsel om renter og purregebyr er med på den opprinnelige fakturaen.
Ha så kort kredittid som mulig. Det er slik at kunden skal ha rimelig tid til å betale fakturaen. Men spesielt i dag, da mange sender elektronisk, kan du gjerne ha en kortere kredittid, for eksempel 7 dager. Det er lurt å varsle kunden om dette på forhånd. Noen av dem har som policy at de påberoper seg f.eks. 30 dagers kredittid. Dialog er lurt.
Følg opp med en vennlig påminnelse til kunden noen dager etter forfall. Kanskje kunden rett og slett har glemt din faktura.
Send purring med gebyr tidligst 14 dager etter ordinært forfall (ha ikke dårlig samvittighet for å legge på gebyr. Du må bruke ekstra tid, og det koster. I tillegg har kunden lånt penger av deg i denne perioden.)
Forhold deg til lovverket, og gjør det du kan for å få inn pengene. Gå om nødvendig til inkasso, men sats på dialog i første rekke.

NB! Hvis du skal kunne bokføre tapte kundefordringer må du ha gjort det du kan for å få inn pengene først.

Hold deg unna regneark

Det kan være fristende å velge enkle løsninger i form av regneark eller tekstdokumenter (for eksempel excel og word) når man lager fakturaer. Dette er i beste fall en risikoaktivitet, og dessuten helt unødvendig med tanke på de mange tjenestene som i dag hjelper deg med å ha fakturaene i et godt system.

Det er nemlig slik at en faktura enten skal skrives på forhåndsnummererte blanketter eller bli generert i et datasystem som sørger for løpende nummerering som du ikke selv kan gå inn og endre på i ettertid.

Med andre ord: Du må bestille ferdignummererte blanketter, der du selv må justere og tilpasse fakturamalen. Dette er ikke å anbefale. Bruk heller en etablert faktureringstjeneste, der du legger inn nødvendige opplysninger og lar systemet ordne resten.

Når du selger til offentlige virksomheter

Fra sommeren 2012 er statlige virksomheter pålagt kun å ta imot fakturaer i såkalt elektronisk handelsformat (EHF) når de inngår nye kontrakter. Dette formatet gjør at fakturaen går direkte inn i kundens regnskapssystem, gjennom såkalte aksesspunkter. For leverandørene, for eksempel deg, betyr det at ditt faktureringssystem må ha muligheten for å sende fakturaer med EHF. Tanken bak denne standardiseringen, er at samhandlingen mellom kjøper og selger skal bli enklere, raskere og billigere.

Du kan lese mer om EHF på anskaffelser.no

Verdt å tenke gjennom

Som du har sett i denne guiden, er det lønnsomt å innarbeide gode rutiner for faktureringen. Hvis du fakturerer selv, er det også fornuftig å bruke en etablert tjeneste, som tar seg av utformingen av fakturaen. Dermed er du sikret at alle pålagte elementer er med.

Vi kan oppsummere med disse punktene:

Send faktura straks tjenesten/varen er levert (eller på faste dager hver uke)
Sørg for at fakturaen dokumenterer godt nok hva som er levert
Følg opp fakturaer som ikke blir betalt. Ikke lån ut penger unødvendig
Hold deg unna regneark og tekstbehandlingsprogrammer som verktøy for fakturering
Husk at statlige virksomheter (og mange andre) krever at du sender faktura i EHF-format

Lykke til!