Føre regnskapet selv – hva må du kunne?

Ved å føre deler av eller hele regnskapet ditt selv kan du spare inn utgifter til regnskapsføreren din, samtidig som du også får et bedre og fortløpende innblikk i hvordan det står til med økonomien i bedriften din. Du må naturligvis kjenne til det grunnleggende rundt føring av regnskap, men med dagens regnskapsprogram har denne jobben blitt mye enklere enn tidligere.

Her får du en kort innføring i regnskap og hvordan du kan føre regnskapet ditt selv!

Et bilag føres alltid to steder

Hele regnskapet ditt er basert på bilag. Et bilag kan defineres som et verdipapir eller et bevis på at penger, varer og/eller tjenester har byttet eier; som for eksempel en kvittering, en faktura eller et bankbilag fra nettbanken.

En grei huskeregel for å legge inn et nytt bilag i regnskapet ditt er at hvert enkelt bilag må alltid føres mot 2 ulike kontoer. Dette kalles en postering. Hver konto har også to sider: en for debet (inn) og en for kredit (ut). Hva som skal være debet og kredit får du en nærmere forklaring på i avsnittet “Å føre bilag er relativt enkelt”. Hvert bilag skal alltid gå i null, og derfor må du også alltid føre bilaget mot en debet-post og en kredit-post.

Å samle opp alt av bilag kan jo være en aldri så liten jobb i seg selv. Men med stadig mer bruk av eFaktura, og nye apper som lar deg ta bilde av bilagene dine og legge disse direkte inn i regnskapsprogrammet ditt, slipper du nå jobben med å ta vare på alle bilagene dine i permer.

Gjør deg kjent med kontoplan

Regnskapet ditt består av ulike kontoer som er delt opp i kategorier, som for eksempel forskjellige typer varekjøp eller salg. Dette er for at du selv og andre som trenger innsyn skal få en enkel oversikt på økonomien i selskapet ditt.

For at det ikke skal bli rot med hvordan du fører bilagene dine er det derfor veldig viktig at du gjør deg godt kjent med kontoplanen, og hvilke kontoer du skal føre bilagene dine mot. Kontoplanen er i utgangspunktet standardisert, men du kan også tilpasse den etter eget behov. Både ved å skjule kontoer du ikke bruker, og legge til kontoer dersom du ønsker et mer detaljert regnskap.

En kontoplan gir deg en samlet oversikt over regnskapet og alle kontoene du fører bilag mot, og er fordelt inn i 8 kontoklasser. Disse kontoklassene fordeles på 2 hovedgrupper – Balanse og Resultat.

Balanse består av Kontoklasse 1 og 2 som er dine eiendeler, gjeld og egenkapital:

Kontoklasse 1 – Eiendeler
Kontoklasse 2 – Gjeld og egenkapital

Balansen forteller deg med andre ord hvor pengene i selskapet kommer fra i form av gjeld og egenkapital, og hvordan du har brukt pengene i form av eiendeler.

Resultat består av Kontoklasse 3 til 8 som er dine inntekter og utgifter:

Kontoklasse 3 – Inntekter
Kontoklasse 4 – Varekostnader
Kontoklasse 5 – Lønn- og personalkostnader
Kontoklasse 6 & 7 – Driftskostnader
Kontoklasse 8 – Finansinntekter og finanskostnader

Resultatet viser altså den økonomiske utviklingen i selskapet ditt over en gitt periode.

Når regnskapet avsluttes, normalt sett én gang i året og ved nyttår, blir årsresultatet overført til balansen. Ved overskudd i resultatet ditt vil egenkapitalen din øke, og ved underskudd vil den synke.

Så kontoplanen er altså selve nøkkelen til regnskapet ditt.

Ha god oversikt over dine fordringer og krav

Reskontroen din er et veldig nyttig hjelpemiddel for å gi deg enkel kontroll over hva du har av utestående krav og fordringer. Denne deles opp i leverandørreskontro og kundereskontro.

Når du kjøper en vare får du normalt sett tilsendt en faktura med betalingsfrist frem i tid. Frem til denne er betalt skylder du leverandøren din penger. Samme sak gjelder når du selger en vare. Frem til kunden betaler fakturaen fra deg, har du penger til gode.

Leverandørreskontroen viser hva du har utestående hos dine leverandører, altså leverandørgjeld, mens kundereskontroen gir deg oversikten over hva dine kunder har av utestående til deg, altså dine kundefordringer.

Reskontroen kan vise deg både betalte og ubetalte poster hos en kunde eller leverandør. Ved å velge Åpne poster i reskontroen, vil du kun se alle uoppgjorte poster. På denne måten har du til enhver tid full oversikt på hva du har av utestående og hva du har til gode.

Å føre bilag er relativt enkelt

De fleste bilag føres vanligvis mot en bank-, kasse-, kundefordring- eller leverandørgjeld-konto.
En regel som er fin å bruke ved bilagsføring er at debet = ressurs, og kredit = finansiering.

Får du for eksempel en faktura fra mobilleverandøren din setter du opp dette bilaget som

debet på kostnadskonto Telefon (ressurs), og
kredit på gjeldskonto Leverandørgjeld (finansiering)

Har du et godt regnskapsprogram kan du legge inn forfall på de innkommende fakturaene dine, og dermed har du full kontroll på når de skal betales.

Når du senere betaler fakturaen setter du bilaget opp som

debet på gjeldskonto Leverandørgjeld (ressurs/oppgjør), og
kredit på eiendelskonto Bank (finansiering)

De aller fleste bilag du kommer til å føre manuelt vil typisk være inngående fakturaer, inn- og utbetalinger, samt kvitteringer for kjøp betalt kontant eller med kort.

Så lenge du har kontroll på hvordan bilaget er betalt, altså via bank, kasse eller leverandørgjeld, er bilagsføring forholdsvis enkelt.

I henhold til Bokføringsforskriften § 5 skal alle transaksjoner i kunde- og leverandørforhold spesifiseres. Det betyr at en utgående eller inngående faktura vil ha totalt fire posteringer, som beskrevet over.

Hvordan retter du en feil i bilag?

Feil kan selvfølgelig skje, også i et regnskap. Men heldigvis er det forholdsvis greit å få rettet opp et feil bilag. Det du trenger å huske er at alle bilag skal være nummerert i rekkefølge, og det kan ikke være noen hull i nummerserien. Derfor kan du heller aldri slette et bilag. Det du gjør i stedet er å “nullstille” bilaget.

Dette gjør du ved å opprette et nytt, motsatt bilag. Har du for eksempel feilopprettet et bilag med kr 2000 i kredit bank og kr 2000 debet leverandørreskontro, oppretter du et nytt bilag med kr 2000 i debet bank og kr 2000 kredit leverandørreskontro. Dette kalles å “reversere et bilag”.

Kostnader og periodisering

I regnskapet er det viktig at du skiller mellom kostnader og utgifter, det er nemlig en forskjell der.

Kostnader er den utgiften du skal bokføre i perioden du bruker varen eller tjenesten
Utgifter er det du må betale for en vare eller tjeneste for selve kjøpet

Leier du for eksempel et butikklokale fra juni og forhåndsbetaler for 12 måneder om gangen, vil det ikke bli riktig om du bokfører hele beløpet som en kostnad i juli. Dette vil gi et skjevt bilde av dine reelle kostnader.
Din reelle kostnad vil være leieprisen per måned, ganger antall måneder, i perioden du skal føre regnskapet for. Resten av leieperioden som er forhåndsbetalt blir stående som din eiendel. Dette kalles for periodisering av kostnader. Og kan enkelt gjøres ved å bruke automatisk periodisering i ditt regnskapssystem.

For at regnskapet være riktig ved årsavslutning må du sørge for at kostnadssiden kun viser den perioden av forhåndsbetalt leieperiode som har vært.

Men hvordan fører du dette riktig?

Det løser du ved å føre selve forhåndsbetalingen, altså utgiften, mot eiendelene (under konto Forskuddsbetalte kostnader) i balansen din:

Debet eiendeler (Forskuddsbetalte kostnader) kr 360 000
Kredit bank kr 360 000

Etter hvert som månedene går fører du leien fortløpende som driftskostnader:

Debet driftskostnader (driftskostnader inn, derfor debet)
Kredit eiendeler (Forskuddsbetalte kostnader)

Hvor ofte du velger å føre leiekostnadene er helt opp til deg. Men skal regnskapet være riktig ved årsavslutning må du sørge for at kostnadssiden kun viser den perioden av forhåndsbetalt leieperiode som har vært.

Hva er avskrivning og hvordan beregnes det?

Avskrivning handler om å periodisere og kostnadsføre verdifallet på et driftsmiddel du kjøper inn, som for eksempel en varebil, i tråd med forventet økonomisk levetid. Avskrivning er på sett og vis samme prinsipp som når du periodiserer en kostnad, som beskrevet i eksemplet over.

Man har to typer avskrivning:

Regnskapsmessig avskrivning, hvor man hovedsakelig bruker det som kalles lineær avskrivning, men av og til også saldoavskrivning
Skattemessig avskrivning, hvor man alltid bruker saldoavskrivning

I et regnskapsprogram som eAccounting er det regnskapsmessig avskrivning du skal forholde deg til. Skattemessig avskrivning gjøres via skattemodulen.

La oss bruke innkjøpet av varebil som et eksempel for å sammenligne forskjellen mellom lineær avskrivning og saldoavskrivning.

Hvis du kjøper inn en varebil så setter man opp en forventet levetid på denne, for eksempel 5 år. Du kjøper den ny for kr 600 000.

Ved lineær avskrivning, så deler du totalbeløpet du har kjøpt den for med det totale antall måneder i forventet levetid – i dette tilfellet 60 måneder. Med andre ord så avskrives verdien med det samme beløpet hver måned: kr 10 000, eller kr 120 000 per år.

Ved saldoavskrivning, avskriver man i stedet en fast prosent av saldoen per år. Avskrivningsprosenten på varebil er 24%, altså vil avskrivning være kr 144 000 det første året. Det vil si at avskrivningsbeløpet minker med årene ettersom verdien faller, mens med lineær avskrivning vil avskrivningsbeløpet være det samme hvert år.

I de aller fleste tilfeller bruker man ved regnskapsmessig avskrivning den lineære modellen, som for eksempel ved avskrivning av en varebil. Et eksempel på bruk av saldomodellen er regnskapsmessig avskrivning av bygg. Dette er fordi et bygg aldri vil miste verdien helt.

Avskrivningsprosenter varierer, avhengig av type driftsmiddel som anskaffes. Du kan lese mer om de ulike satsene og avskrivning generelt hos Skatteetaten.

Det er selvfølgelig også en god del andre ting du bør kunne om du skal føre regnskapet selv, som blant annet momsreglene, men forhåpentligvis ga dette litt mer “kjøtt på beinet”.

Lykke til!