Slik unngår du stress rundt årsoppgjøret

Gode rutiner for årsoppgjør og skattemelding

Har det hendt at du har glemt å få et bilag inn i bilagssystemet ditt? Da er du i tilfelle ikke den eneste. Men du har mye å tjene på å gjøre noe med det, både når det gjelder tidsbruk, arbeidsglede og redusert frustrasjon.

Bilag som ikke blir håndtert umiddelbart, har en lei tendens til å bli liggende, enten i e-post-innboksen eller henslengt på det fysiske skrivebordet. Til slutt vet du ikke hvor du har bilaget, eller i hvilken forbindelse det ble produsert. Da er veien til papirsøpla eller pc-ens avkroker kort.

I denne guiden skal vi gi deg tips til hvordan du kan strukturere prosessene i forkant av og rundt årsoppgjøret. Slik unngår du mye stress rett før fristene går ut.

Del opp bilagene

Gjør noe med bilagene straks

Å ta vare på bilag på en god og strukturert måte innebærer både skatte- og avgiftsmessige fradragsmuligheter og potensielt lavere kostnader til regnskapsføring. Det gjør også jobben i forbindelse med årsoppgjøret så mye enklere.

Alle bilag som er relevante for virksomheten din, gir fradrag i regnskapet ditt, og dermed lavere skatt. Dette i seg selv er et argument for å ha system i bilagene. Samtidig gjør en god bilagsstruktur at du sparer penger på selve bokføringen, enten

du fører selv, eller
du betaler en regnskapsfører for å gjøre hele eller deler av jobben.

Slik deler du inn bilagene

Hvis du fortsatt har papirbilag, bør du plassere dem i en perm. En aktuell inndeling kan være:

Ikke betalte fakturaer
Bilag (kvitteringer og betalte fakturaer)
Innbetalinger
Kontoutskrifter / bankbilag
Utgående faktura/salgsbilag

Hvis du har gått over til digitale bilag, kan du lage en tilsvarende struktur i mappesystemet ditt. Her er et eksempel:

01 Ikke betalt
02 Til sending/behandling
- Bilag Innbetalinger
- Kontoutskrifter / bankbilag
- Utgående fakturaer
- 01 Bilag jan-febr 2023
- 02 Bilag mars-april 2023
- Osv.

En fordel med digitalt mappesystem er at du kan lage maler, slik at du slipper å gjøre jobben med å sette opp systemet flere ganger.

Viktig regelendring gjør deg heldigital

Fra 1. juli 2014 kom en regelendring som gjør at du kan være heldigital når det gjelder bilag: Nå kan du også som ansatt skanne reisebilag og andre utleggsbilag og levere dem digitalt sammen med reiseregning.

I eAccounting har vi tatt høyde for denne regelendringen. Det er en egen scanner-app i regnskapsprogrammet som gjør at du kan ta bilde av kvitteringer med mobilen og få dem automatisk lagt inn i regnskapssystemet.

NB! Hvis du har gode rutiner for bilagshåndtering, kan du heller sette av en fast tid hver uke der du følger opp bilagsbunken, betaler fakturaer osv, for eksempel etter lunsj hver fredag.

Pass på hvor du lagrer bilagene

Når det nå er åpnet for å lagre alt av bilagsmateriell digitalt, må du være klar over at det ikke er bare å lagre hvor du vil. Hvis du har lagring bare i for eksempel velkjente Dropbox, vil ikke dette bli godtatt av skattemyndighetene. Dette er fordi Dropbox har base i USA.

I tillegg til i Norge, er oppbevaring i noen EØS-land tillatt, nemlig:

Danmark
Finland
Island
Sverige

Dette leser vi i den sylkorte forskriften om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-land.

Og hvilke alternativer har du i Norge?

Egne servere
Norske netthotell som har servere plassert i Norge
En skytjeneste som for eksempel Jottacloud, som opplyser at alle deres filer ligger på miljøvennlige servere i Norge, eller i land med tilsvarende eller strengere personvern lover

NB! Spør alltid leverandøren hvor deres servere står plassert. Vær også oppmerksom på at regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Årsoppgjøret

Klar for årsoppgjøret?

Det er lett å skyve tanken på årsoppgjøret foran seg – til du har “kniven på strupen”. Hvis du har gjort jobben med bilagene skikkelig, blir ikke oppgjørets time så faretruende.

Dessuten er det blitt mye enklere å fylle ut og gjøre unna skattemeldingen, selv om det fortsatt kan oppleves som et ork. Det kommer som et tillegg til alt det andre vi har å gjøre for å få større omsetning og endene til å møtes både tidsmessig og økonomisk.

Det er ofte tanken på det vi skulle ha gjort, som gjør at “stressnakken” melder seg. I eAccounting er det enkelt å føre regnskapet underveis, og avslutte året på en effektiv måte.

Alt henger sammen

Hvis du skal unngå frustrasjon og unødvendig tidsbruk på det administrative arbeidet, er det altså et godt tips å ha gode rutiner for det arbeidet som gjøres underveis i året.

Sørg derfor for å ha et godt system for umiddelbar håndtering av bilag og frister.

Da legger du et godt grunnlag for å lykkes med det administrative arbeidet i virksomheten din.

Lykke til med årsoppgjøret!